Бизнес-ассистент

В какой-то момент у каждого руководителя бизнеса возникает проблема: рутинных задач настолько много, что они отнимают практически все его время. Ресурса на стратегическое планирование и развитие компании просто не остается. Это знак: пора нанимать бизнес-ассистента и делегировать ему всю рутину. Но как найти того, кому на 100% можно доверять как задачи бизнеса, так и важную конфиденциальную информацию?

Найти хорошего ассистента сложно. Если буквально 10 лет назад эта должность была похожа на работу обычного секретаря, то сейчас бизнес-ассистент – это человек, с которым руководитель проводит большую часть рабочего времени и без которого все процессы просто остановятся. Эта позиция не терпит безответственности. Специалист является правой рукой предпринимателя, и последний даже часто советуется с ним по стратегическим целям организации.

Обязанности и задачи бизнес-ассистента

Задачи и обязанности помощников в разных компаниях могут кардинально отличаться. Где-то сотрудник ведет учет и является полноценным участником переговорного процесса. Где-то от него требуется ведение личного планировщика руководителя и организация поездок. Но самые распространенные обязанности специалиста таковы:

1. Поддержание порядка и организация рабочего пространства руководителя. Это включает в себя управление расписанием, организацию встреч и обеспечение комфортных условий в командировках. В некоторых случаях: уборка помещения или найм клининга.
2. Общение с клиентами, партнерами и командой. Они часто выступают в роли первого контакта с контрагентом, представляя компанию и создавая положительное впечатление. То есть, являются лицом организации.
3. Ведение документации, обработка корреспонденции, подготовка отчетов и презентаций. Ассистенты обеспечивают бесперебойное функционирование административных процессов. Они идеально владеют общей ситуацией в организации.
4. Организация всех деталей деловых поездок и мероприятий: от бронирования билетов до подготовки необходимых материалов. Сюда же входит бронь отелей и развлекательная программа.
5. Выполнение операционных задач и содействие в повседневных делах. То есть, помощник снимает с плеч руководителя всю рутину вплоть до ответов на не самые важные звонки.
6. Обработка, классификация и предоставление информации руководителю по запросу. То есть, помощник может найти практически любые сведения, например, о ваших конкурентах или потенциальных партнерах, и собрать их в понятную аналитическую таблицу.
7. При необходимости – организация обновлений офисной техники, а также решение базовых технических проблем для улучшения общей производительности.

Бизнес-ассистентам практически всегда нужно выполнять несколько задач одновременно, поэтому умение эффективно управлять временем и приоритетами является важным навыком. Ввиду специфики работы также важна доброжелательность, стрессоустойчивость, презентабельная внешность и грамотная поставленная речь.

Ассистент – это не просто исполнитель, но и стратегический партнер в поддержании успешной деятельности компании. Чтобы его подобрать, нужно приготовиться к сложностям.

Почему сложно найти хорошего бизнес-ассистента

Подбор идеального персонального помощника может растянуться на месяцы. Найти человека, сочетающего в себе стрессоустойчивость, доброжелательность и преданность общему делу, очень сложно. Кроме того:

1. Руководитель часто пытается найти свою “копию”. Он ошибочно полагает, что только такой же человек, как он сам, способен справиться с возложенными на него обязанностями. На самом же деле начальник и ассистент – это кардинально противоположные типы личности. Первый имеет лидерский склад характера и не терпит, когда им управляют. Второй – типичный исполнитель, который нуждается в своем лидере. Вдвоем они образуют идеальный тандем и способны свернуть горы.
2. Современный бизнес динамичен, и требования могут меняться мгновенно. Идеальный помощник должен быть гибким и адаптивным, что добавляет сложности в поиске подходящего кандидата.
3. Иногда начальники ошибочно полагают, что им достаточно просто исполнительного человека. Бизнес-ассистент должен обладать хорошим пониманием бизнес-процессов, поскольку современный бизнес требует включения каждого сотрудника компании. Подбор кандидата с достаточным опытом и знаниями может оказаться сложным.
4. Ассистенту часто доступны конфиденциальные данные и информация. Найти соискателя, которому можно доверять обработку такой информации, сложно и фактически, и морально.
5. Успешный помощник – не только профессионал, но и сильная личность, обладающая такими навыками: организованность, ответственность, стрессоустойчивость и дружелюбие. Найти кандидата, сочетающего в себе все эти качества, сложно. Еще труднее становится, когда вы понимаете, что минимум половина кандидатов приписывают себе характеристики, которыми на самом деле не обладают.

Поиск идеального ассистента требует внимательного анализа потенциальных соискателей. Поэтому желательно делегировать эту задачу кадровому агентству по подбору персонала.

Этапы поиска ассистента

При подборе персонального помощника недостаточно взять на сайте с вакансиями текст и разместить его от лица своей компании. Вот ключевые этапы, которые следует пройти для успешного подбора нужного сотрудника:

1. Четкое определение задач и обязанностей, которые будет выполнять ассистент. Определите необходимые компетенции, навыки и личностные качества, соответствующие вашему складу характера и корпоративной культуре компании.
2. Напишите подробную вакансию, включая ответы на вопросы о требуемом опыте, образовании и навыках. Это будет вашим ориентиром в процессе отбора и сразу отсеет нецелевых кандидатов.
3. Разместите вакансию на различных онлайн-платформах, специализированных ресурсах, а также на сайте организации. Некоторые площадки платные.
4. Проанализируйте поступившие резюме, выделяя кандидатов, соответствующих основным критериям. Обратите внимание на опыт работы, образование, а также наличие ключевых навыков.
5. Проведите первичные собеседования с отобранными кандидатами. Обсудите их опыт, мотивацию, а также их понимание роли ассистента. Не забывайте об оценке коммуникативных навыков.
6. Подготовьте тестовые задания, которые помогут оценить практические навыки соискателей. Это могут быть задачи по организации данных, написанию бизнес-писем, а также другие тесты, максимально приближенные к обязанностям будущего сотрудника.
7. Организуйте финальные собеседования с наиболее подходящими кандидатами. Обсудите их опыт и подход к решению конкретных ситуаций из вашей практики.
8. Проведите психологическое тестирование, чтобы оценить соответствие соискателей корпоративной культуре и их личностные характеристики.
9. Проанализируйте все полученные данные и сделайте окончательный выбор. Предложите работу наилучшему кандидату и обсудите условия трудоустройства. При необходимости вы можете взять несколько соискателей на стажировку.
10. После успешного найма адаптируйте нового сотрудника в команде. Расскажите о корпоративной культуре, ожиданиях и стандартах работы в организации.

Да, подобрать такого человека – долгий и ресурсозатратный процесс, но если пренебречь хотя бы одним этапом, есть вероятность не только не облегчить себе работу, но и взвалить на себя новые обязанности в виде обучения вашего помощника. Второй вариант – обратиться в кадровое агентство по подбору персонала, тогда вам останется лишь описать ваши ожидания от будущего сотрудничества и принять на работу лучшего соискателя.

Как мы подбираем ассистента

Для подбора идеального помощника мы проводим многоэтапную работу:

1. Предварительная беседа с вами: обсуждаем ваш запрос и формируем детальный профиль идеального сотрудника. После этого заключаем договор о сотрудничестве.
2. Составление целевой вакансии: разрабатываем подробное описание вакансии, учитывая полученные данные, и размещаем его на различных платных и бесплатных платформах для подбора персонала.
3. Анализ резюме: изучаем поступившие резюме, уделяя особое внимание кандидатам, полностью соответствующим требованиям вашей фирмы.
4. Анкеты первичного отбора: создаем анкеты для первичной фильтрации и исключаем кандидатов, не соответствующих вашим требованиям.
5. Тестовые задания: разрабатываем задания для оставшихся соискателей и оцениваем их практические навыки.
6. Собеседования: проводим собеседования с наиболее перспективными кандидатами, прошедшими предыдущие этапы отбора.
7. Психологические тесты: применяем психологическое тестирование для оценки соответствия кандидатов корпоративной культуре и требованиям должности.
8. Финальный отбор: предоставляем вам пять анкет для личного рассмотрения, после чего вы выбираете 2-3 кандидата, которые проходят стажировку.
9. По результатам стажировки вы выбираете ассистента, который остается с вами на постоянную работу.

Кроме того, после завершения всех этапов мы проконсультируем вас по вопросам успешной адаптации ассистента и дадим рекомендации, как сделать ваше взаимодействие и приятным, и эффективным в короткие сроки.